第一章 总则
第一条 为进一步加强西安理工大学校友工作平台建设、指导地方（行业、专业）校友组织开展工作，依据国家民政部和教育部相关政策和《西安理工大学校友总会章程》、《西安理工大学关于加强校友工作的若干意见》等文件精神，制定本意见。
第二条 西安理工大学校友总会备案校友组织指在西安理工大学校友总会正式备案的一级校友组织，以下简称“备案组织”。备案组织具体包括地方校友组织（含港澳台）、海外校友组织、行业校友组织、专业校友组织、兴趣校友组织及其他校友组织，不包括上述校友组织发展的次级组织。
第三条 备案组织按照各自章程独立开展活动，接受西安理工大学校友总会的业务指导。
第二章 组织和工作
第四条 备案组织名称中包含“西安理工大学”或“西安理工”字样的应取得西安理工大学的授权；备案组织名称中包含“西安理工大学”外文全称或简称的，也应取得西安理工大学的授权。备案组织的会旗、会标等标识应符合西安理工大学关于视觉形象识别系统的有关管理规定。
第五条 备案组织成立及活动应遵守所属地社会团体主管部门的相关法律法规。
第六条 备案组织应该参照所属地关于社团法人的规定制定组织章程。组织章程原则上应该包括业务范围、会员、组织机构、负责人的产生和罢免、资产管理和使用原则、章程修改程序、组织终止程序及终止后的财产处理等内容。
第七条 备案组织应参照西安理工大学校友总会数据库格式建立会员数据库，尽量保证会员信息的完整和准确，西安理工大学校友总会可以提供必要的技术支持。
第八条 备案组织内部应设立理事会、常务理事会、会长（理事长）、副会长（副理事长）、秘书长等领导机构和职务，实行任期制，一般连任不超过两届。
第九条 备案组织应该设立监事会或监事，建立健全内部监督机制。理事不得兼任监事。
第十条 备案组织应规范民主议事、民主决策的范围、程序和方法。涉及社会组织人、财、物等重大事项的决策，要经过民主程序，不得由个人专断。进行改选换届的会员（代表）大会、理事会须有符合法定人数的会员（代表）、理事出席方能召开，不得以通讯方式召开。会员（代表）大会、理事会民主决议事项，不得以鼓掌方式进行表决。
第十一条 备案组织领导机构应该定期向全体会员公布工作报告和财务报告，重大事项应该向全体会员公告。
第十二条 备案组织领导机构换届建议邀请西安理工大学校友总会领导参会指导，已经注册的备案组织建议邀请主管民政部门和挂靠单位领导参会指导。境外及海外备案组织遵从属地惯例。
第十三条 备案组织应定期开展活动，每年至少举办一次面向全体会员的活动。
第十四条 备案组织可以收取会费，具体收费范围、金额和方式可依据本组织章程自行决定。
第十五条 具有独立法人资格的备案组织可以从事非营利性经营活动，经营收益应严格用于符合设立目的的组织活动，不得用于个人分配。经营活动应符合所属地法律法规，不得损害西安理工大学或西安理工大学校友组织的声誉。
第十六条 备案组织应遵守国家有关财政纪律和政策法规，依法合规进行财务管理。
第十七条 备案组织秘书处承担联络沟通职责。备案组织应指派1人为日常联络员，报西安理工大学校友总会秘书处备案。联络员主要负责与校友总会的日常联系，并及时将所在地校友企业发展情况、校友个人先进事迹、获奖（荣誉称号）等信息资料及宣传报道资料报送校友总会。
第十八条 备案组织可以通过网站、刊物、微博、微信、APP移动终端应用等途径提升服务质量，提高工作效率，扩大组织影响。西安理工大学校友总会可以提供必要技术支持。
第十九条 西安理工大学校友总会可以为备案组织活动提供母校嘉宾联络、活动前期宣传、后续报道等服务支持。
第二十条 鼓励备案组织积极承办学校各类校友活动，如“西安理工大学校友合作与发展论坛”、“西安理工大学校友工作研讨会”等；鼓励备案组织之间横向联系联合举办相关校友活动。
第二十一条 备案校友组织应积极配合和参与母校的招生、就业创业、继续教育、对口支援和扶贫、校地合作、筹资等具体工作。
第二十二条 备案组织应建立活动档案，保留文字和图片资料；决议类会议纪要或表决记录应该有不少于3名参会人员签名。
第二十三条 备案组织可以发展次级组织，如分会、协会、俱乐部等，根据所属地法律法规办理，报西安理工大学校友总会秘书处补充备案内容。次级组织原则上应通过所属备案组织联系西安理工大学校友总会。
第三章 备案和表彰
第二十四条 备案工作分为“常规备案”和“即时备案”。
“常规备案”指一级校友组织每三年一次向西安理工大学校友总会秘书处提供备案登记表（附件1）、会员信息表（附件2）和最近两年的工作总结及计划。“常规备案”一般安排在“西安理工大学校友合作与发展论坛”召开前2个月进行。
“即时备案”指一级校友组织成立、领导机构变更、修改章程、设立次级组织、完成注册、变更法定代表人和日常联络员、组织终止等重要事项发生时，应即时向西安理工大学校友总会秘书处备案，不必按照常规备案的时间进行。
第二十五条 兴趣类、专业类和行业类校友组织备案还应提交本组织具备本领域或行业内广泛代表性的文字说明，可以包含但不限于：
（一） 会员数量及地域分布；
（二） 常规校友活动及服务的形式和地域范围；
（三） 网站、移动终端应用等跨地域交流平台；
（四） 本领域或行业有全球或全国影响的品牌活动；
（五） 主要负责人在本领域或行业内具有公认的影响力和号召力；
（六） 其他可以说明组织广泛代表性的内容。
第二十六条 根据《西安理工大学校友总会表彰奖励办法》，西安理工大学校友总会每年评选“先进校友之家”、
“最具活力校友会“，表彰工作成绩突出的备案组织。表彰一般与“西安理工大学校友合作与发展论坛”同年进行。备案组织可以积极推荐“热心校友工作者”、“校友贡献奖” 和“校友特别贡献奖”（此奖项每5年评选一次）的个人奖项人选。
第二十七条 本办法由西安理工大学校友总会秘书处负责解释。
西安理工大学校友总会
2017年3月17日
附件1西安理工大学校友组织备案登记表
附件2西安理工大学校友组织会员信息表
